Fournir une rétroaction constructive aux employés sur leur performance va bien au-delà d’une simple responsabilité de gestion du personnel. Si vous souhaitez que vos employés assument des rôles plus avancés au sein de l’organisation et atteignent vos objectifs de planification de la relève, la rétroaction est l’un des outils les plus précieux que vous pouvez offrir en tant que gestionnaire.
Aider les membres de votre personnel à progresser au niveau supérieur dépend de votre capacité à identifier des domaines précis nécessitant des améliorations et à les inspirer à prendre en charge leur propre développement. Cela implique de savoir comment donner une rétroaction constructive. Lorsque vous fournissez une telle rétroaction, vous pouvez motiver vos employés à améliorer leur performance et les aider à mieux comprendre ce qu’ils doivent faire pour réussir dans leur rôle et au sein de l’organisation.
Voici quelques conseils pour offrir une rétroaction significative et exploitable :
1. Préparez-vous pour la discussion
Lorsque vous offrez une critique constructive, il est important de montrer que vous avez réfléchi à la question avec soin. Une stratégie de préparation consiste à élaborer un plan clair et détaillé de ce que vous voulez communiquer. Posez-vous ces questions essentielles : Quels sont les enjeux que je veux soulever et comment souhaiterais-je que cet employé s’améliore ?
2. Présentez la « vue d'ensemble »
Votre rétroaction aura plus d’impact si vous fournissez un contexte. Lors de votre préparation, rassemblez des exemples précis pour démontrer comment la performance de l’employé affecte votre département et la capacité de votre équipe à atteindre ses objectifs d’affaires.
Par exemple, si un employé a tendance à manquer des échéances, vous pourriez dire : « Lorsque vous terminez tard votre partie d’un projet, tout le monde en subit les conséquences, car nous devons tous rester plus tard pour respecter nos engagements envers le client. »
3. Faites preuve de tact
Soyez à la fois aimable et franc lorsque vous donnez une rétroaction constructive. Évitez d’être trop dur, mais n’édulcorez pas non plus votre message, en particulier lorsque vous abordez des enjeux sérieux.
Un langage vague (« Vous êtes un peu en retard chaque jour. ») risque de susciter un haussement d’épaules et un « Et alors ? » de la part de l’employé. Par contre, un langage clair (« Je suis préoccupé par votre retard chronique, qui commence à nuire à votre performance et à votre réputation. ») élimine tout doute sur la nature du problème et la nécessité d’y remédier rapidement.
4. Tenez une rencontre en face à face
À l’ère du travail hybride et à distance, les rencontres en personne ne sont pas toujours possibles. Vous pourriez être tenté d’envoyer un courriel lorsqu’un problème survient.
Cependant, cette approche peut avoir des effets négatifs, car une critique écrite peut sembler froide et formelle, sans possibilité d’atténuer le message avec le langage corporel et les signaux non verbaux. De plus, cela peut déclencher des échanges prolongés par courriel.
Pour les employés en télétravail, privilégiez une réunion individuelle par appel vidéo.
5. Concentrez-vous sur les solutions
Ne vous contentez pas de signaler le problème : proposez des solutions. Que cela implique une formation supplémentaire, des directives plus fréquentes ou une optimisation des processus, faites ce que vous pouvez pour aider l’employé à résoudre rapidement le problème.
6. Offrez des directives claires
Terminez chaque critique négative en exprimant votre confiance dans la capacité de l’employé à s’améliorer. (Une exception s’applique si l’employé n’a fait aucun effort pour agir sur des critiques précédentes, auquel cas une action formelle pourrait être nécessaire.)
L’employé devrait quitter la réunion avec une idée claire des lacunes à corriger et des étapes à suivre pour se remettre sur la bonne voie, ainsi qu’un sentiment de confiance quant à votre soutien.
7. Faites-en une conversation
Lorsque vous donnez une rétroaction aux employés, gardez l'esprit ouvert et laissez vos membres d'équipe expliquer leur point de vue. Vous pourriez découvrir des circonstances légitimes qui ont rendu difficile pour l'employé d'offrir sa meilleure performance. Vous pourriez même réaliser que le problème est le symptôme d'un problème plus important qui affecte d'autres membres de l'équipe.
Transformer la rencontre en une conversation aidera également l'employé à se sentir plus à l'aise — et probablement plus réceptif à vos commentaires. Dans certains cas, les employés seront plus enclins à apporter des changements positifs simplement parce qu'ils ont eu l'occasion de vous expliquer, en tête-à-tête, pourquoi ils rencontrent des difficultés ou quels obstacles entravent leur succès
8. Effectuez un suivi
Planifiez une rencontre de suivi, en laissant toutefois un délai raisonnable pour que l’employé puisse apporter des changements mesurables. Selon la nature et l’ampleur des commentaires donnés, l’employé pourrait avoir besoin de plusieurs semaines, voire plus, pour intégrer vos suggestions dans sa routine quotidienne.
Encore une fois, une préparation rigoureuse est essentielle pour s’assurer que vos messages sont bien reçus. Cependant, gardez à l’esprit que certains employés pourraient se sentir gênés ou contrariés d’entendre que leur performance ne répond pas aux attentes. Assurez-vous donc de souligner tout au long du processus que vous prenez le temps de donner une rétroaction parce que vous souhaitez les aider à réussir.
Si vous cherchez à recruter, Robert Half peut vous aider.
